Archiefbeheer

Is uw archief ook zo’n chaos?
Neemt uw archief steeds meer ruimte in?
Is de vierkante meterprijs van uw kantoor niet veel te hoog voor het opslaan van archieven?
Wilt u uw documenten op een veilige manier bewaren?

Heeft u één van deze vragen met 'ja' beantwoord? Neem dan contact op met Koninklijke Saan. Wij bieden u turn-key, veilige, kostenbesparende en toegankelijke oplossingen voor archiefopslag en het beheer van uw archieven!

Veilige archiefopslag

Saan Archiefbeheer biedt bedrijven en instellingen veilige opslag van hun vertrouwelijke informatie. Archiefstukken bevatten veel belangrijke bedrijfsinformatie en hebben vaak grote juridische of historische waarde. Bovendien zijn ze veelal privacygevoelig. Onze faciliteiten en procedures voldoen daarom aan de strengste normen.

Saan hanteert de hoogste beveiligingsnormen in het vakgebied. Alleen hiertoe bevoegde personen krijgen toegang tot uw archief. Dit geldt ook voor personen binnen uw eigen organisatie. Onze medewerkers hebben een strikte geheimhoudingsplicht en worden bovendien gescreend.

Uiteraard voldoen onze opslagfaciliteiten aan de strengste eisen. Saan Archiefbeheer biedt daarom:

• een toegangscontrolesysteem
• gegarandeerde anonimiteit
• een klimaatsysteem
• brandwerend gescheiden compartimenten
• elke 90 seconden puls naar de brandweer
• directe doormelding naar brandweer via vaste lijnverbinding
• een brandweerinformatiepaneel voor het razendsnel traceren van een brandhaard
• ongediertepreventie en indien nodig -bestrijding
• patrouilles buiten kantoortijden door een beveiligingsdienst.

 

Eigen transport

Alle transporten worden in eigen beheer uitgevoerd met onze eigen wagens en medewerkers. De wagens van Saan Archiefbeheer zijn uitgerust met GPS- en communicatieapparatuur waardoor wij ze online kunnen volgen. Hiermee is te allen tijde inzichtelijk waar uw archiefstukken zich bevinden.

Beheer van uw eigen archief(ruimte)

Voor het beheer van uw eigen archief heeft Koninklijke Saan een handige oplossing: onze webapplicatie ActiveWeb. U voorziet uw archiefstukken van barcodes. Door het scannen van de barcodes wordt elke handeling met elk archiefstuk vastgelegd en opgeslagen.

Na het opzetten van een overzichtelijk archief – waarbij Saan u desgewenst kan adviseren en ondersteunen – vindt u eenvoudig elk document terug in ActiveWeb.

Als uw archiefruimte uiteindelijk toch te klein blijkt kunt u alsnog archiefstukken bij ons opslaan. Alle gegevens worden dan automatisch overgeheveld naar ons systeem. Wanneer de stukken bij ons binnenkomen hoeven ze enkel gescand en in de stelling geplaatst te worden. Ook de locatie van deze stukken kunt u volgen in ActiveWeb.

De mogelijkheden van ActiveWeb in het kort:

• registreren van stukken op handige zoekvelden
• volledige tekstraadpleging (zoekmogelijkheden als in Google)
• beheren van bewaartermijnen
• autorisatie op gebruikers en gebruikersgroep
• automatische voorstellen voor vernietiging
• automatische voorstellen voor verplaatsing naar externe opslag
• importmogelijkheden vanuit Excel
• archiefstukken identificeren met unieke barcodes
• rapportagemodule (vrij indeelbaar)
• eenvoudig via internet toegankelijk. 
   

Meer informatie

Meer informatie over onze diensten vindt u op de volgende pagina’s: 
Documentmanagement 
Digitalisering 
Datakluis en tapeopslag 
Historisch archief