Archiefbeleid

Een goed uitgedacht archiefbeleid is essentieel om overzicht te houden over uw archief en hierin gemakkelijk stukken terug te kunnen vinden. Dit geldt voor papieren archieven, maar zeer zeker ook voor digitale archieven.

Het belang van een goed archiefbeleid bestaat onder andere uit het volgende:

• u bent wettelijk verplicht om met (name financiële) documenten te bewaren
• een goed archief draagt bij aan kennisbehoud binnen uw organisatie
• een goed archiefbeleid bespaart u veel (zoek)tijd
• u spaart kosten uit omdat u vernietigbare documenten niet onnodig lang bewaart
• eventueel voor bewijsvoering dienende stukken zijn op het cruciale moment direct voorhanden.

 

De juiste vorm voor uw archief

Door het ontbreken van uniforme wet- en regelgeving zijn archieven vaak niet of niet zorgvuldig en efficiënt geordend. Daarbij zijn er vaak verschillen tussen de archieven van de verschillende afdelingen, secretariaten, projectgroepen en commissies. Voor elk archief geldt echter dat het tegen aanvaardbare kosten veilig en gemakkelijk raadpleegbaar moet worden opgeslagen.

Tegenwoordig zijn vele archiefvormen beschikbaar. Door het opstellen van een goed archiefbeleid kunt u bepalen welke vorm voor uw archief het meest geschikt is. Naast de naleving van wetgeving en voorschriften is met name de terugvindbaarheid van uw documenten van groot belang.

Digitale archieven

Om digitale archieven goed te beheren is een systeem voor documentmanagement onontbeerlijk. De opslagcapaciteit voor digitale documenten is tegenwoordig haast oneindig. Het opruimen van archieven kan hierdoor overbodig lijken, maar het bewaren van álle documenten komt de vindbaarheid ervan niet ten goede. Door ook uw digitale archief zorgvuldig te beheren voorkomt u problemen in de toekomst.

Persoonlijk advies

Wij adviseren u graag op het gebied van archiefbeleid en archiefprocedure. We voeren dan met u een aantal gesprekken met als uiteindelijk doel archiefstukken niet langer te bewaren dan nodig is. U bespaart hierdoor op de kosten, maar bovenal is een snelle vindbaarheid van uw documenten gegarandeerd.

Neemt u gerust contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak met een archiefspecialist.