Archiefprocedure

Wanneer u uw archief aan ons uitbesteedt, helpen wij u met het opstellen van een archiefprocedure. Een archiefprocedure is noodzakelijk voor een eenduidige uitvoering van uw archiefbeleid. De vastlegging van de bewaartermijnen is een integraal onderdeel van de archiefprocedure. Ook worden zaken geregeld als bevoegdheden, indexering, vernietiging, opvragingen, transport, enzovoorts.

Voorlopige archiefprocedure

Hoewel er wellicht nog geen archiefbeleid is opgesteld, kunt u wel starten met een voorlopige archiefprocedure. Deze zorgt ervoor dat u vanaf een bepaald moment volgens een vaste procedure archiveert. Zo is uw archief vanaf dat moment up-to-date. Dit werkt kostenbesparend, aangezien het bijwerken van achterstallig onderhoud over het algemeen een tijdrovende klus is.

Voordelen van een archiefprocedure

In combinatie met uitbesteding van uw archief zorgt de archiefprocedure ervoor dat:

• u minder ruimte kwijt bent aan archiefopslag
• u minder tijd kwijt bent met zoeken in het archief
• u documenten altijd terug kunt vinden
• uw archieven veilig, droog en verwarmd worden opgeslagen
• uw archieven geen gevaar lopen door vocht, schimmels of ongedierte.

 

Geeft u in het formulier hiernaast kort uw archiefsituatie weer, dan nemen wij graag de tijd om u te adviseren hoe u de huidige situatie kunt verbeteren.