Bewaartermijnen

Veel bedrijven zijn niet of niet voldoende op de hoogte van de wettelijke bewaartermijnen voor documenten. Hoewel de vaststelling van de bewaartermijnen altijd uw eigen verantwoordelijkheid blijft, kunnen wij u hierin uiteraard adviseren. Veelal worden de bewaartermijnen per bedrijf bepaald. Deze hangen namelijk af van de branche, het risicoprofiel, de administratieve organisatie, etc. Wij kunnen voor u inventariseren aan welke wettelijke eisen uw bedrijf moet voldoen en u op basis van onze ruime ervaring adviseren over een bewaartermijnbeleid.

De vastlegging van de bewaartermijnen is een integraal onderdeel van een archiefprocedure (de archiefprocedure ligt ten grondslag aan het archiefbeleid).

Archiefvernietiging

De vernietiging van archiefstukken gebeurt volgens een zeer zorgvuldige procedure die begint met het opstellen van een vernietigingslijst. Van groot belang is hierbij dat de bewaartermijnen goed zijn vastgelegd. De eigenaar van het archief, de manager van de afdeling of de directie moet de vernietigingslijst zorgvuldig controleren en in het geval van goedkeuring ondertekenen.
 

Vertrouwelijke vernietiging

Vertrouwelijke vernietiging begint met schriftelijke goedkeuring van de vernietigingslijst. Vervolgens worden de gespecificeerde archiefstukken uit het depot gelicht. Een drievoudige handeling met als laatste stap een verificatie waarborgt dat hierbij geen fouten gemaakt kunnen worden. Voor wij overgaan tot vernietiging is altijd eerst uw bevestiging nodig. Na vernietiging ontvangt u een schriftelijke verklaring of certificaat van ‘vertrouwelijke vernietiging’.

Voor de daadwerkelijke vernietiging van de archiefstukken werken wij samen met een gespecialiseerde partner. Onze vrachtwagen wordt bij aankomst op het terrein direct in een sluisruimte gereden. Bij het lossen worden de archiefstukken rechtstreeks op de transportband geplaatst. Pas wanneer alle archiefstukken naar de vernietigingsmachine zijn getransporteerd, wordt de sluis weer vrijgegeven voor het vertrek van de vrachtauto.

Certficaat van vernietiging

Het certificaat van vernietiging garandeert dat de archiefstukken vernietigd zijn volgens DIN-norm 32757.

Een CA+-certificaat wordt alleen aan een bedrijf toegekend als het zowel de logistiek als de vernietiging zelf bovengemiddeld goed heeft georganiseerd.

Daarnaast zijn alle werkzaamheden vastgelegd in procedures en beschreven volgens een kwaliteitszorgsysteem dat voldoet aan de normen van NEN-ISO 9001-2000.