Recordsmanagement

Recordsmanagement is het systematische beheer van alle records gedurende de gehele levenscyclus hiervan: vanaf het ontstaan tot en met definitieve verwijdering. ‘Definitieve verwijdering’ kan betekenen dat het record wordt vernietigd, maar ook dat het wordt overgebracht naar een historisch archief.

Wat is een record?

Een record is in dit geval: geregistreerde informatie (in welke vorm dan ook) die betrekking heeft op een activiteit en voldoende inhoud bezit om tevens het bewijs voor deze activiteit te zijn.
Vaak zal een record weinig verschillen van een document. Waar het om gaat is dat het waarde heeft voor een organisatie (voor meer informatie: Nationaal Archief). 
 

Wat is Records Management?

Records Management is het systematische beheer van alle records, gedurende de gehele levenscyclus van deze informatie vanaf het eerste ontstaan tot en met definitieve verwijdering (overbrengen naar historisch archief of vernietiging), waarbij voldaan wordt aan alle van toepassing zijnde regels en wetgeving.

Een organisatie die records management op een goede manier wil implementeren, doorloopt de volgende acht stappen:

1. een vooronderzoek naar rol en het doel van een organisatie, haar structuur en wet- en regelgevend kader;
2. een analyse van de taken en activiteiten die moet leiden tot een soort classificatieschema en een overzicht van de verschillende werkprocessen en processtappen;
3. identificatie van de eisen aan records per taak of activiteit;
4. evaluatie van de aanwezige archiefsystemen op basis van de eisen;
5. identificatie van strategieën om aan de eisen te voldoen;
6. ontwerp van een records managementsysteem;
7. implementatie van het records managementsysteem;
8. evaluatie van de werking van het systeem en eventueel aanpassing ervan.