Documentbeheer

Saan Archiefbeheer biedt u documentbeheer als complete oplossing voor het beheer van uw digitale documenten. Veruit het grootste deel van de kennis in organisaties is opgeslagen in de vorm van fysieke en digitale documenten. Deze niet (voldoende) beheren leidt tot problemen met veiligheid en vindbaarheid. Het verwerken van vele documenten is echter tijdrovend en kostbaar. Door documentbeheer toe te passen kunt u op een slimme manier de digitale chaos beëindigen.

Documenten snel vindbaar

Koninklijke Saan werkt met een groot aantal indexerings- en zoekmiddelen waarmee u de benodigde elektronische stukken snel en gemakkelijk kunt raadplegen. U logt in op de Saan-website en kiest uw zoekcriteria. Uit de zoekresultaten selecteert u eenvoudig het document dat u wilt raadplegen.

Documentbeheer van Saan Archiefbeheer

Op basis van de krachtige producten van Arco Information biedt Saan oplossingen voor documentbeheer, workflowmanagement en digitale archivering. Saan is Gold Partner van Arco Information.

Van ons documentbeheersysteem kunt u het volgende verwachten:

• digitale archivering
• centrale opslag van al uw documenten, ongeacht formaat of (bestands)type
• de structuur waarbinnen uw documenten zijn gearchiveerd zichtbaar als boomstructuur
• toepassen van autorisaties
• automatisch opladen van documenten uit folders of e-mails
• integratie met Microsoft Office (denk aan Word, Outlook, Excel)
• versiebeheer van uw documenten
• in- en uitboekfuncties
• volledige volgbaarheid van de historie van ieder document
• webbased online beschikbaar
• eenvoudig in gebruik
• zoeken (en zoekmogelijkheid) via overzichtelijke virtuele boomstructuur
• index op maat
• optioneel OCR (optische tekenherkenning) waardoor ook binnen documenten kan worden gezocht
• naadloze integratie met workflowmodule

Electronic Document Management

De basis van ons documentbeheersysteem is ons unieke EDC-archiefbeheersysteem. Dit systeem is ontworpen voor archivering op lange termijn. Het stelt u in staat om alle stukken en documenttypes digitaal te archiveren: e-mail, images, formulieren, digitale röntgenfoto’s, e commercetransacties, elektronische afschriften, kantoordocumenten, voice files, webinhoud, gescande documenten en video.

Met het EDC-systeem kan Saan zeer snel een hoog volume aan digitale stukken verwerken. Andere voordelen van dit systeem zijn voor u:

• implementatie binnen enkele dagen
• automatische back-ups
• overal toegang tot uw documenten met een standaard webbrowser
• goede beveiliging van uw documenten
• mediamigratie voor behoud van data op de lange termijn
• het systeem kan naar behoefte eenvoudig worden uitgebreid

Wilt u meer informatie, bel dan met 030-2470707. Of wilt u rechtstreeks een indicatieve offerte ontvangen, verzend dan het formulier hiernaast.