Elektronische factuurverwerking

Voor wie is deze factuur? Wie heeft dat besteld? Bij wie ligt die factuur? We krijgen een betalingsherinnering, maar waar is de originele factuur? Herkent u deze vragen? En herkent u ook de ergernis die erbij hoort? Die kans is groot. Het beheersen van het proces van inkomende facturen is namelijk vaak geen eenvoudige zaak. Zeker niet als de organisatie uit meerdere afdelingen of vestigingen bestaat. Facturen zwerven rond en raken zoek. Dat levert niet alleen ergernis op, maar kost ook enorm veel tijd.

Nooit meer facturen kwijt

Saan DDS heeft de oplossing. Stap over op elektronische factuurverwerking. Door uw inkomende facturenstroom te digitaliseren raken facturen niet meer kwijt, is altijd duidelijk waar een factuur zich bevindt en verloopt de doorstroom en afhandeling sneller. Dat werkt een stuk efficiënter.

Inkomende facturen onder controle

Niet alleen de inkoopfacturen worden gedigitaliseerd, maar het gehele proces. Dat gebeurt volgens de volgende stappen:

• Barcoderen en scannen. Elke factuur krijgt hiermee een uniek nummer.
• Herkenning. De software met lerend karakter herkent na verloop van tijd 80 – 99% van uw facturen automatisch. Relevante gegevens (bedragen, BTW, crediteur, omschrijving etc.) worden automatisch van de factuur ‘gelezen’ en opgeslagen.
• Factuurgegevens worden door de boekhouding verrijkt met boekhoudgegevens, zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers.
• Daarna volgt het goedkeuringsproces, dat volledig wordt ingericht naar uw organisatie, autorisatieschema en werkwijze.
• Goedkeurders krijgen een melding als er facturen klaar staan voor goedkeuring, kunnen de factuur digitaal raadplegen, eventueel gegevens wijzigen of terugsturen voor wijziging.
• Gegevens kunnen worden geëxporteerd ten behoeve van het boekhoudsysteem. Voor systemen als SAP en Exact zijn ook al koppelingen beschikbaar.
• Na het boeken worden facturen opgeslagen in het digitale archief. Terugvinden van oude facturen is nu in een paar muisklikken te doen.
  
  

Tracking & Tracing

Van elke factuur die wordt opgenomen in het systeem van elektronische factuurverwerking wordt een zeer uitgebreide historie bijgehouden. Elke stap en elke verandering van een gegeven wordt bijgehouden. Tracking & tracing van deze documenten is dus zeer volledig.

Meer informatie

Wenst u meer informatie over elektronische factuurverwerking? Of een vrijblijvende demonstratie van de mogelijkheden? Aarzel niet en neem contact met ons op.

Bel: 030-2470707 of vul het formulier hiernaast in.