In april 2012 is de Provincie Utrecht verhuisd van de Pythagoraslaan naar het voormalige Fortis-gebouw aan de Archimedeslaan. De archieven van de Provincie verhuizen niet mee. Deze zijn in een aantal delen overgebracht naar Saan Archiefbeheer in Almere. Een deel van het archief is opgeslagen in het streng beveiligde en volledig geklimatiseerde Historisch Archief.

In het nieuwe onderkomen van de Provincie Utrecht is geen archiefruimte aanwezig die aan de wettelijke eisen voldoet. Bovendien krijgt het nieuwe werken er alle ruimte: Het biedt optimaal gelegenheid voor flexwerken en digitaal werken. Een papieren archief past niet bij deze werkwijze. Daarom is besloten de opslag en het beheer van de archieven uit te besteden aan een externe partij.

Europese aanbesteding

Saan verkreeg deze opdracht via een openbare Europese aanbesteding. Ascon Spieksma, archivaris bij de Provincie Utrecht: ‘Bij de eerste bezichtiging hebben ongeveer vijftien partijen zich gemeld. Vervolgens schreven tien bedrijven zich in op de aanbesteding. Saan Archiefbeheer kwam uiteindelijk als winnaar uit de bus. Criteria die meespeelden waren prijs, kwaliteit, plan van aanpak en de manier van werken. De score van Saan was op basis hiervan de beste.’

Archief opgesplitst in partijen

Het archief van de Provincie, dat uit circa 18.000 dozen bestaat en zo’n tweeënhalve kilometer planklengte beslaat, is voor de verhuizing in 10 delen opgesplitst. Het eerste gedeelte is in april naar het archiefdepot van Saan overgebracht, het laatste in juli. Als eerste zijn de dozen verhuisd die wat minder vaak nodig zijn, vertelt Spieksma. ‘Later zijn de dossiers verhuisd die wel regelmatig geraadpleegd worden. Aan een aantal dozen moesten nog stukken worden toegevoegd. Ook die hebben we op een later tijdstip verhuisd.’ Het indelen in partijen was volgens Spieksma een van de lastigste onderdelen van dit project. ‘De hulp van Saan hierbij was heel prettig, omdat zij precies weten hoe je zoiets moet aanpakken. Duncan Kuipers, onze Saan-projectleider, heeft ons hier geweldig bij geholpen.’

Het bestickeren van de dozen hebben de medewerkers van de Provincie Utrecht zelf gedaan. Wanneer een partij gereed was voor verhuizing, werd met Saan afgesproken wanneer de dozen zouden worden opgehaald. Dit liep gesmeerd, aldus Spieksma. ‘Binnen een paar uur zat alles in de vrachtwagen en de dossiers waren na een paar dagen alweer beschikbaar in de nieuwe applicatie.’

Historisch archief

Veel archieven hebben een wettelijke bewaartermijn en mogen na het verstrijken daarvan worden vernietigd. De Provincie Utrecht heeft ook een groot aantal archieven die voor eeuwig bewaard moeten blijven. Deze archiefstukken worden bij Saan Archiefbeheer opgeslagen in het Historisch Archief. De ruimte is streng beveiligd en volledig geklimatiseerd: zo heerst er een stabiele temperatuur en ligt de relatieve luchtvochtigheid altijd tussen de 45 en 55%. Deze optimale en gecontroleerde condities waarborgen een langdurige opslag van historische materialen.

Nieuwe functionaliteit in Activeweb

Spieksma is zeer te spreken over de samenwerking met Saan. ‘Saan heeft veel tijd en moeite gestoken in het overzetten van de gegevens van ons systeem naar hun systeem Activeweb. Wij zijn erg blij met het resultaat. Het is een zeer gebruiksvriendelijke en handige applicatie. Het opvragen van de dossiers verloopt heel goed.’ Als eerste klant maakt de provincie gebruik van de nieuwe mogelijkheid in Activeweb om ook de documenten in de dossiers te registreren. Zo zijn de documenten in een dossier zelfs op documentniveau vastgelegd.

Ook over de dienstverlening van Saan Archiefbeheer is Spieksma uitermate tevreden. ‘Bij een project als dit is samenwerking enorm belangrijk. De mensen van Saan dachten heel goed met ons mee, tijdens het hele traject. We moesten regelmatig ad hoc afspraken maken. Maar dat was nooit een probleem. Duncan Kuipers was altijd bereikbaar en anders werden we keurig netjes teruggebeld. We konden heel snel en kort schakelen, dat werkte ontzettend goed.’