Probleemstelling

De cliëntendossiers van Bureau Jeugdzorg Haaglanden/Zuid-Holland waren jarenlang opgeslagen op twaalf verschillende locaties. Aangezien het om dossiers gaat die vele jaren bewaard moeten blijven, namen de archieven steeds verder in omvang toe en werd het terugvinden van de juiste dossiers een alsmaar groter probleem voor de organisatie. Ook voldeden de opslaglocaties op geen enkele wijze aan de eisen van de Archiefwet.

Waarom koos Bureau Jeugdzorg voor Saan Archiefbeheer?

Wegens een tekort aan kennis binnen de organisatie heeft Bureau Jeugdzorg besloten de archieven uit te besteden aan een externe partij. Saan presenteerde een oplossing waar Bureau Jeugdzorg direct veel vertrouwen in had. Bovendien had Saan een goede prijs neergelegd.

Uitvoering

Eerst zijn alle dossiers door medewerkers van Saan individueel geregistreerd. In een periode van twee maanden voerde een team van datatypisten van elk dossier de kerngegevens in het systeem in en daarna hebben alle dossiers hun definitieve plaats gekregen in het archiefdepot van Saan.

Sindsdien zijn de secretariaten op de verschillende locaties van Bureau Jeugdzorg zelf verantwoordelijk voor het invoeren van de afgesloten dossiers in de webbased archiefapplicatie van Koninklijke Saan Archiefbeheer. Jaarlijks (of na afspraak) worden de afgesloten dossiers door Saan opgehaald en naar het archiefdepot gebracht. De opvragingen levert Saan wekelijks af op de gewenste locatie. Spoedgevallen kunnen binnen drie uur worden aangeleverd.